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Conseils de saisie


 
Les formulaires de saisie permettent une transcription pratiquement complète des actes.
Il est possible de réduire les saisies pour obtenir des tables, filiatives ou non, ou tout autre modèle. Vous choisissez le degré de précision de votre transcription.
L'idéal est de transcrire un registre complet dans l'ordre des actes pour éviter les oublis.
La plupart des documents d'archives sont maintenant accessibles sur internet. Il est important de faire figurer la référence qui permettra de retrouver rapidement la numérisation du document original.
Les conseils qui suivent correspondent aux bases de données existantes qui utilisent ce format.

  • CARACTÈRES INTERDITS : dans vos saisies il ne faut utiliser, ni la tabulation, ni le dollar. Ces caractères sont utilisés pour la gestion des données.

  • DATES : toujours la date de l'acte. Elle est à saisir suivant le calendrier grégorien. Un convertisseur du calendrier républicain est fourni. La date "révolutionnaire" peut être indiquée dans la note sur la date ainsi que toute autre précision (date estimée, entre le .. et le ..) .
  • Pour les naissances et décès, un champ est prévu pour la date de l'évènement, inutile de l'utiliser si cette date est la même que celle de l'acte.
  • L'année entrée doit être postérieure à 1500 (les archives ne remontent pas jusque là).

  • LIEUX : inutile de rappeler le nom de la commune s'il s'agit de celle sur laquelle vous travaillez. Précisez seulement bourg, village, … .

  • IDENTITÉ : saisissez tout en minuscules, au changement de champ la mise en forme des prénoms et noms sera automatique.
    Il faut saisir dans l'ordre individu - parents, le patronyme de l'individu est recopié automatiquement dans le champ du patronyme du père (à effacer si aucune information n'existe pour le père).
    La recherche dans les bases de données sera facilitée par un nombre réduit de variantes d'orthographe des patronymes. Essayez de les limiter, il est toujours possible d'utiliser les notes pour indiquer l'orthographe réelle figurant sur l'acte.
    - Parents inconnus : "père" ou "mère" en prénom, "inconnu(e)" en nom.

  • RÉFÉRENCE VUE : indiquez le numéro de la vue, sur la visionneuse des archives, où débute l'acte. (Ex : 4Ennn/n, pn)

  • NOTES : pour chaque individu elles permettent d'apporter toutes les précisions figurant dans l'acte.
    Une note générale permet de préciser, pour chaque acte, les compléments qui ne trouvent pas place ailleurs : témoins supplémentaires, qualité du document original (déchiré, tâché, ..), etc…
    Il n'y a pas de mise en forme automatique pour les notes, elles resteront comme vous les aurez entrées.

  • PARTICULES et TITRES : le plus simple est de les intégrer dans le champ prénom entre parenthèses, ou dans le champ des notes.

  • TÉMOINS : quatre sont prévus. S'ils sont plus nombreux, essayez de ne citer que ceux qui ne figurent pas déjà dans l'acte, par exemple en tant que parents, si ça ne suffit pas utilisez la note générale de l'acte.

  • Documents en mauvais état ou illisibles. Pour chaque acte repéré mais illisible faites figurer un acte inconnu (du formulaire B/N), vide ou très incomplet (il sera peut-être possible de le compléter ultérieurement avec d'autres documents).

  • Exemple de saisie :
    Exemple M
     


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